Mądre rozmowy na pożegnanie, czyli rzecz o Exit Interview

Numerem jeden są posiłki dla Pracowników, zaraz za nimi plasują się elastyczne godziny pracy. Trzecie miejsce zajmują praktykowane od lat, karty MultiSport. Rzekomo właśnie to, najczęściej i najchętniej oferują Pracodawcy swoim Pracownikom, jako benefity. To właśnie tymi (i zapewne jeszcze całą listą dodatkowych) atrakcjami Pracodawca chciałby zatrzymać pracownika, zadbać o jego dobrostan, morale, motywację. Nie jest ani moją rolą, ani zadaniem, dyskredytować którykolwiek z benefitów. Śmiem twierdzić, że zdecydowana większość z nich (jeszcze się taki nie narodził, co by WSZYSTKIM dogodził) istotnie spełnia swoją rolę. Zaczęło mnie jednak zastanawiać już jakiś czas temu, czy też Pracownicy decydują się na pożegnanie z aktualną pracą, przez brak kantyny czy też możliwości skorzystania na preferencyjnych warunkach z najbliższego basenu czy siłowni? Możliwe, że tak się zdarza.

Dokładnie 5 lata temu zaczęłam ten temat zgłębiać, już nie tylko domniemując, ale szukając odpowiedzi u źródła. Współpracując z międzynarodową firmą, zaproponowałam właścicielom przeprowadzanie tzw. Exit Interviews, czyli rozmów z pracownikami, którzy już podjęli decyzję o rozstaniu się z firmą. Miało to o tyle kluczowe znaczenie dokładnie w tamtym momencie, równolegle z moim pomysłem, niestrudzony HR negocjował kolejne, atrakcyjne benefity. Na początku do tematu podeszłam czysto badawczo, bo i takie było założenie. Brak hipotez czysta ciekawość. Stworzyłam formularz z pytaniami, zapraszałam na rozmowy. Na początku spotkało się to z pewnym zaskoczeniem i lekkim. Pojawiały się pytania – Wcześniej nikt ze mną nie chciał rozmawiać, to dlaczego teraz ja mam chcieć. I to już było niesamowicie istotną informacją zwrotną (ale to na osobny temat związany ze wspieraniem Liderów w rozmowach ze swoimi pracownikami, prowadzeniem efektywnych spotkań). Na szczęście moja dotychczasowa współpraca z firmą i jej Pracownikami, okazała się dać całkiem spore podwaliny zaufania, więc wbrew i pomimo pierwotnego oporu (ale nigdy siłą), Pracownicy na okresie wypowiedzenia, godzili się na chwilę rozmowy. Ostatecznie skończyło się to na wielu arkuszach Excel, podsumowujących wnioski, uwagi, informacje zwrotną, zalecenia, wskazówki – słowem naprawdę ogromna baza informacji. Ale o tym za moment.

Rozmowy odbywały się zawsze w oparciu o wypracowany scenariusz, dążyliśmy do standaryzacji, jednak z przestrzenią na indywidualne podejście do każdego Pracownika. Nie będę czarować rzeczywistości – niejednokrotnie były to rozmowy trudne, pełne emocji, często żalu, smutku czy złości. Co było ciekawe, żadna z nich nie skończyła się wspomnianymi emocjami. Zwykle na koniec słyszałam zdanie – Dobrze było się wygadać, już jestem mniej zdenerowany/a. Idąc dalej, zdecydowana większość Rozmówców, bardzo transparentnie informowała z jakich powodów zrezygnowała, czego potrzebowała, czego szuka na rynku pracy i niejednokrotnie również, gdzie będzie teraz pracować. Finał niemalże dla 100% EI (Exit Interview) to przyjacielski uścisk dłoni i szczere, wzajemne, życzenie sobie powodzenia. Reasumując, rozmowy, w sumie ostatecznie, setki rozmów, dały niesamowicie ogromną wiedzę na temat nastrojów i potrzeb pracowników.

Nikt nie wspomniał o braku kantyny (firma posiadała kuchnię, ale do samodzielnego gotowania), czy o braku satysfakcji z oferowanych benefitów. Najczęściej pojawiały się w rozmowach kwestie osobowe, nierzadko nierozwiązane konflikty (a co za tym idzie, nerwowa atmosfera), niedotrzymane obietnice potencjalnego awansu czy podwyżki, rozbrat pomiędzy ofertą podczas rekrutacji a zastaną rzeczywistością, czy też konkretne imiona i nazwiska, czyli osoby, które dały zaczyn do podjęcia decyzji o zwolnieniu (niestety niejednokrotnie były to prowadzone przez wspomnianych z imienia i nazwiska gry psychologiczne). Z perspektywy zebranych danych dowiedzieliśmy się, co w tym przypadku jest najczęściej wąskim gardłem i powodem rotacji Pracowników. W istocie kwestie finansowe pojawiały się często, jednak zaraz za nimi był brak uznania (czasami zwykłego dziękuję) czy brak swobody działania (nadmierna kontrola).

Ostatecznie skończyło się na tym, że HR zadbał o benefity, jednak większy nacisk został położony na wsparcie Kierowników działów, którzy rozmawiali z pracownikami tak, jak umieli – a jak się okazuje, nie zawsze potrafili. Stąd wprowadzona została ocena 360 skorelowana z dodatkowym wynagrodzeniem. Kierownicy zostali również wyposażeniu w narzędzia do prowadzenia efektywnych spotkań tak indywidualnych, jak i z zespołami, zaczęliśmy prowadzić szkolenia z komunikacji czy zarządzania zespołem. Działania podjęte nie były idealne, ale zdecydowanie bardziej trafione w potrzeby ówczesnych Pracowników, niż benefity pozapłacowe, które wtedy były w modzie. One mogą pomóc w przyciągnięciu nowych pracowników, jednak praktyka pokazuje, że zadbanie o obecnych pracowników i ich potrzeby ma swoje źródło zupełnie gdzie indziej.

Od tamtej pory wspieram działy HR w systemowym wprowadzaniu Exit Interview, towarzyszę w ich usprawnianiu i ulepszaniu. Najbardziej cieszy mnie, że rośnie świadomość. Nie może to być jedyna szczera rozmowa z Pracownikiem, ale jeżeli jest elementem większej całości, to potrafi być wnosząca tak dla jednej, jak i dla drugiej strony. Jest jeszcze jeden efekt uboczny EI dla samego Pracownika, który przecież nie ma obowiązku dzielić się z Pracodawcą swoimi przemyśleniami. Mądrze przeprowadzone EI ma również wartość dodaną dla Pracownika – spotkałam się z praktykami, gdzie mądry Pracodawca, daje Pracownikowi rzetelny feedback na temat jego pracy (tak wzmacniający, jak i korygujący – co w dojrzałej rozmowie jest niezwykle cenną informacją), jasno i wyraźnie zaznacza, że nie ma zamiaru palić mostów i w razie zmiany decyzji, zaprasza do dalszej współpracy, jest jeszcze również szansą na ewentualną zmianę decyzji Pracownika, więc na takiej rozmowie nie musi być tylko ciężko, może być również zaskakująco miło i przyjemnie.

Exit Interview pozwala przede wszystkim rozejść się w zgodzie, bez chowania niepotrzebnych pretensji czy żalu, który tak naprawdę nikomu nie jest potrzebny. Domyka proces współpracy w sposób mądry, dojrzały i świadomy. Pozwala tak Pracownikowi, jak i Pracodawcy rozpocząć nowy rozdział funkcjonowania, bez zbędnego bagażu, który niesamowicie potrafi obciążać psychikę i prowadzić do wypalenia zawodowego, ale to już zupełnie inny temat do dyskusji.

Artykuł nie jest sponsorowany, ale na pewno jest inspirowany, wieloma pytaniami, które padają na chwil parę przed Konferencją w Technoparku, gdzie będę miała przyjemność zaprosić do pochylenia się nad mądrym Exit Interview.

Opisane studium przypadku do zlepek kilku autentycznych i niesamowicie do siebie podobnych historii, w których pełniłam rolę konsultanta, trenera czy współpracownika, więc wszelkie podobieństwa są jedynie domysłem, bo nie mam zamiaru powiedzieć gdzie i u kogo jak się sprawy z Exit Interview mają, za wyjątkiem firm, które dały mi na to oficjalne pozwolenie. Jednak o dobrych praktykach porozmawiamy 21.11.2019 w Technoparku, gdzie osoby, którym bliski jest HR będą mogły inspirować się nie tylko od prelegentów, ale przede wszystkim od siebie nawzajem.

Do zobaczenia

Kamila